O CENTRO DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

(Para Catoca)

Introdução

A comunicação institucional moderna exige a integração e um esforço para fazer chegar a mensagem da empresa/instituição a todos os seus públicos. Isto é; Direcção, trabalhadores, clientes, parceiros, comunidade, enfim, todos os stakeholders que directa ou indirectamente se relacionam com a empresa.

Esta necessidade faz com que a manutenção de uma Comunicação institucional eficiente e abrangente seja obrigação, quer de multinacionais em expansão como de médias e até pequenas empresas/instituições.

Os Centros ou Gabinetes de Comunicação têm por missão garantir a comunicação interna e externa da empresa, zelando pela consolidação e manutenção de uma imagem prestigiante da mesma, bem como criar e manter processos de comunicação com os trabalhadores, com os órgãos de comunicação social, assegurar o relacionamento da empresa com o meio envolvente e com as outras empresas/instituições do grupo, no que respeita à Imagem, Publicidade e Comunicação numa Estratégia Integrada.

O Centro de Comunicação de Catoca, ao que pude observar (2005) é apenas responsável pela edição do Boletim (BIC), não fazendoparte do Organograma de Catoca, nem possuindo técnicos focados para desenvolver as atribuições e competências de verdadeiro Centro ou Gabinete de Comunicação. Para dar resposta ao seu verdadeiro papel sou de opinião de que o mesmo se deve tornar num “CENTRO” de Comunicação a que se aglutine as Relações Públicas, a Documentação, podendo ou não assumir ainda o Protocolo.

Assim sendo, O “CENTRO” deve ser entendido como o elo entre a Direcção Geral e os públicos (interno e externo) e deve ter como missões:

Relações públicas: Promover um bom ambiente de trabalho na empresa (isto é entre trabalhadores e direcção) e promover um bom entendimento entre a empresa e o seu público externo ou comunidade.

b) Promover a Imagem interna da empresa através da comunicação interpessoal e actividades recreativas, exibição de filmes sobre vantagens da empresa, etc.

c) Promover a Imagem Externa da empresa através da promoção de acções que visem comprovar a beneficência da empresa junto da comunidade em que está inserida através de publicidade e propaganda, e mentalizá-la de que antes de se atingirem os diamantes há uma riqueza que pode ser explorada com menos meios, (como a agro-pecuária).

d) Estreitar o relacionamento com a media e opinion makers

As primeiras campanhas de relações públicas devem ser dirigidas ao público interno dada a sua capacidade de transmitir ao exterior a imagem favorável da empresa.

Deve ainda:

Institucionalizar o “amigo oculto” como forma de aumentar a interação dentro da empresa, promover várias actividades com os trabalhadores como: Comemorações anuais, piqueniques, festa de natal para os filhos dos trabalhadores, jantar ou almoço de natal para os trabalhadores, discurso de fim de ano do Director Geral, etc.

Imprensa:

1.Possuir a História da empresa, os estatutos e a sua política bem como toda a informação sobre os feitos da empresa quer em papel quer em vídeo.

2.Manter contacto permanente com a comunicação social e servir de elo de ligação entre a Direcção da empresa e a comunicação social, informando-a sobre todos os actos externos e internos da empresa, enviando notas de imprensa, press releases, dossiers de imprensa, convites para visitas à empresa, etc.

A teoria aconselha alimentar constantemente os pombos.

3.Controlar e analisar a informação veiculada na Comunicação social sobre a empresa e seus parceiros, compilá-la e remetê-la aos órgãos superiores da empresa. Isto passa pela recepção de jornais diários e semanários e escutas radiofónicas e televisivas afim de se acompanhar o que se diz sobre a empresa, seus parceiros e o sector mineiro em geral.

Relações Públicas e Imprensa Devem: 

Elaborar boletins informativos diários e recortes de imprensa que podem ser remetidos aos principais órgãos de direcção sedeados no Catoca e afixados em locais de maior concentração dos trabalhadores em horário extra-laboral (refeitórios) afim de melhorar a informação contida nos placards.

O CENTRO deve também, no que toca às relações com a Comunicação Social, Promover acções que visem estabelecer a confiança e cooperação entre ambos. Elaborando-se uma lista de “elementos de ligação”. É essencial a mensagem passada em língua nacional, sobretudo no que toca às relações públicas com a comunidade, por isso deve-se olhar também para a parceria com os órgãos que emitem na língua local.

O centro deve ainda Divulgar balanços e planos sectoriais da empresa, bem como ser responsável pela actualização do site, transformando-se em “local” difusor de informações e de consultas.

Protocolo (se aplicável) enquanto actividade ligada às Relações Públicas, deve: a organização de visitas enquadradas nos projectos desenvolvidos na empresa, a marcação de hotéis, a preparação de salas de reuniões, a organização de suportes gráficos e audiovisuais, o acompanhamento de visitas, a organização de almoços/jantares e apoio de secretariado às reuniões internacionais.

O BIC- Boletim informativo de Catoca - deve possuir rubricas que incentivem a criação artística dos trabalhadores, como: Poesia e crónicas bem como matérias que motivem e incentivem o gosto pelo trabalho e a honestidade. 

Para materializar estas ideias a Direcção da Empresa deve: 

- Levar a cabo uma política de portas abertas com o CENTRO. 

- Proporcionar aos funcionários do CENTRO formação e visitas a centros similares para exploração e conhecimento doutras realidades em termos de organização e funcionamento. Tais acções devem ser feitas no país e no estrangeiro. 

Formação deve incidir a em: Comunicação, Jornalismo, Relações públicas, Marketing e Protocolo (se aplicável).

Exemplos de visitas a centros nacionais: SONANGOL, ENDIAMA, BPAMOCO e Angola-Telecom.

Equipar o CENTRO com receptor de Tv  multi canais, rádio, livros, estantes, armários para arquivo, impressora e scanner, máquinas fotográficas e de filmagem, papel e outros materiais imprescindíveis ao funcionamento do CENTRO. 

Por: Luciano A. Canhanga