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domingo, março 12, 2006

O CENTRO DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL


(Para Catoca)

Introdução
A comunicação institucional moderna exige a integração e um esforço para fazer chegar a mensagem da empresa a todos os seus públicos. Isto é; Direcção, trabalhadores, clientes, parceiros, comunidade, enfim, todos os que directa ou indirectamente se relacionam com a empresa.
Esta necessidade faz com que a manutenção de uma Comunicação institucional eficiente e abrangente seja obrigação, quer de multinacionais em expansão como de médias e até pequenas empresas.
Os Centros ou Gabinetes de Comunicação
Têm por missão garantir a comunicação interna e externa da empresa, zelando pela consolidação e manutenção de uma imagem prestigiante da mesma, bem como criar e manter processos de comunicação com os trabalhadores, com os órgãos de comunicação social, assegurar o relacionamento da empresa com o meio envolvente e com as outras empresas do Grupo, no que respeita à imagem,
Publicidade e comunicação numa estratégia integrada.
O Centro de Comunicação do Catoca
Pelo que pude observar, na sua actual concepção o BIC é apenas responsável pela edição do Boletim. Para dar resposta ao seu verdadeiro papel sou de opinião de que o mesmo se deve tornar num “CENTRO” de Comunicação a que se aglutine as Relações Públicas, a documentação e o Protocolo.

Assim sendo, O “CENTRO” deve ser entendido como o elo de ligação entre a Direcção Geral e os públicos (interno e externo) e deve ter como missões:
Relações públicas
1.Promover um bom ambiente de trabalho na empresa (isto é entre trabalhadores e direcção) e promover um bom entendimento entre a empresa e o seu público externo ou comunidade.

2.Promover: a) Imagem interna da empresa através da comunicação interpessoal e actividades recreativas, exibição de filmes sobre vantagens da empresa, etc.
b) Imagem Externa da empresa através da promoção de acções que visem comprovar a beneficência da empresa junto da comunidade em que está inserida através de publicidade e propaganda, e mentalizá-la de que antes de se atingirem os diamantes há uma riqueza que pode ser explorada com menos meios, (como a agro-pecuária).
As primeiras campanhas de relações públicas devem ser dirigidas ao público interno dada a sua capacidade de transmitir ao exterior a imagem favorável da empresa.
3.Institucionalizar o “amigo oculto” como forma de aumentar a interacção dentro da empresa, promover várias actividades com os trabalhadores como: Comemorações anuais, piqueniques, festa de natal para os filhos dos trabalhadores, jantar ou almoço de natal para os trabalhadores, discurso de fim de ano do Director Geral, etc.
Imprensa:
1.Possuir a História da empresa, os estatutos e a sua política bem como toda a informação sobre os feitos da empresa quer em papel quer em vídeo.2.Manter contacto permanente com a comunicação social e servir de elo de ligação entre a Direcção da empresa e a comunicação social, informando-a sobre todos os actos externos e internos da empresa, enviando notas de imprensa, press releases, dossiers de imprensa, convites para visitas à empresa, etc.
A teoria aconselha alimentar constantemente os pombos.
3.Controlar e analisar a informação veiculada na Comunicação social sobre a empresa e seus parceiros, compilá-la e remetê-la aos órgãos superiores da empresa. Isto passa pela recepção de jornais diários e semanários e escutas radiofónicas e televisivas afim de se acompanhar o que se diz sobre a empresa, seus parceiros e o sector mineiro em geral.
Relações Públicas e Imprensa Devem:
Elaborar boletins informativos diários e recortes de imprensa que podem ser remetidos aos principais órgãos de direcção sedeados no Catoca e afixados em locais de maior concentração dos trabalhadores em horário extra-laboral (refeitórios) afim de melhorar a informação contida nos placards.
2.O CENTRO deve também, no que toca às relações com a Comunicação Social, Promover acções que visem estabelecer a confiança e cooperação entre ambos. Elaborando-se uma lista de “elementos de ligação”. É essencial a mensagem passada em língua nacional, sobretudo no que toca às relações públicas com a comunidade, por isso deve-se olhar também para a parceria com os órgãos que emitem na língua local.
3.O centro deve ainda Divulgar balanços e planos sectoriais da empresa, bem como ser responsável pela actualização do site, transformando-se em “local” difusor de informações e de consultas.
Protocolo
Devem ser actividades das Relações Públicas a organização de visitas enquadradas nos projectos desenvolvidos na empresa, a marcação de hotéis, a preparação de salas de reuniões, a organização de suportes gráficos e audiovisuais, o acompanhamento de visitas, a organização de almoços/jantares e apoio de secretariado às reuniões internacionais.
O BIC- Boletim informativo de Catoca - deve possuir rubricas que incentivem a criação artística dos trabalhadores, como: Poesia e crónicas bem como matérias que motivem e incentivem o gosto pelo trabalho e a honestidade.

Para materializar estas ideias a Direcção da Empresa deve:
1.Levar a cabo uma política de portas abertas com o CENTRO.
2.Proporcionar aos funcionários do CENTRO formação e visitas a centros similares para exploração e conhecimento doutras realidades em termos de organização e funcionamento. Tais acções devem ser feitas no país e no estrangeiro. A formação deve incidir a em: Relações públicas, marketing e protocolo.
Exemplos de visitas a centros nacionais: SONANGOL, ENDIAMA, BPAMOCO e Angola-Telecom.
3.Equipar o CENTRO com receptor de rádio, livros, estantes, armários para arquivo, impressora e scanner, papel e outros materiais imprescindíveis ao funcionamento do CENTRO.



Por: Luciano A. Canhanga